Privacyverklaring Labterna

Labterna (Labterna SAS, 14 Avenue du Général de Gaulle, 94160 Saint-Mandé, Frankrijk, SIREN 107 859 662) helpt dierenartsenpraktijken aan de telefoon: een AI-assistent die gesprekken aanneemt als het team niet kan opnemen, en een triagehulp voor de medewerker aan de lijn. De mensen van de praktijk beslissen.

Vragen of een verzoek over uw gegevens: fabio@labterna.com.

Belt u een dierenartsenpraktijk die Labterna gebruikt, dan is die praktijk verantwoordelijk voor uw gegevens. Wij verwerken ze in haar opdracht, volgens een verwerkersovereenkomst. Voor de accounts van medewerkers en voor berichten via onze website zijn wij zelf verantwoordelijk.

Aan het begin van het gesprek hoort u dat u een AI-assistent spreekt en dat het gesprek wordt opgenomen. Zegt u "medewerker", dan probeert de assistent u door te verbinden met iemand van de praktijk.

Wat we vastleggen

Uw telefoonnummer; wat u vertelt, zoals uw naam, gegevens over uw dier, de reden van bellen en uw verzoek; de opname van het gesprek; het transcript, een samenvatting, de urgentie en een taak voor het team.

Waarom

Zodat de praktijk u kan helpen: terugbellen, een afspraak of herhaalrecept regelen, een bericht doorgeven. Bij spoed verbindt de assistent u door met een mens, of noemt hij het spoednummer.

Grondslag

Die bepaalt de praktijk. Meestal is dat de zorg voor uw dier waar u om vraagt (overeenkomst) en het belang van een goed bereikbare praktijk (gerechtvaardigd belang).

Aan de balie

Gebruikt de medewerker tijdens uw gesprek de triagehulp, dan bewaart Labterna de notitie van het gesprek. Luistert de hulp mee, dan wordt wat er gezegd wordt live omgezet naar tekst; die audio bewaart Labterna niet.

In de spreekkamer

Neemt de dierenarts het consult op voor het verslag, dan bewaart Labterna voor de praktijk de opname, het uitgeschreven gesprek en het verslag. De dierenarts laat u weten dat het consult wordt opgenomen. De opname wordt na 90 dagen verwijderd. Op de demopagina's bewaart Labterna niets: de opname wordt alleen uitgeschreven en het verslag blijft in uw browser.

De urgentiekleur en de samenvatting zijn een hulpmiddel voor het team: een mens beslist wat er gebeurt. Er is geen geautomatiseerde besluitvorming zoals bedoeld in artikel 22 van de AVG. De assistent geeft geen medisch advies.

Wat we vastleggen

Uw e-mailadres, uw rol in de praktijk, inlogcodes en sessies, en wat u in Labterna doet, bijvoorbeeld een taak afvinken.

Waarom

Om u te laten inloggen, om te tonen wie wat afhandelde, en om de dienst veilig te houden.

Grondslag

De overeenkomst met uw praktijk en ons gerechtvaardigd belang bij een veilige dienst.

Gebruik

Hoe u Labterna gebruikt (schermen, klikken en schermopnames), gekoppeld aan uw account, om de dienst te verbeteren. Dat doen we met PostHog, op servers in de EU (Frankfurt).

Vult u het contactformulier in, dan sturen we uw naam, praktijk, rol, e-mailadres, telefoonnummer en bericht per e-mail naar onszelf, om contact met u op te nemen. We bewaren die e-mail zolang dat nodig is voor het contact, en niet langer dan twee jaar.

Om de website en de demopagina's te verbeteren, meten we hoe ze gebruikt worden: bezochte pagina's, klikken en een opname van het scherm tijdens het bezoek. Dat doen we met PostHog, op servers in de EU (Frankfurt), met analytische cookies. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang bij een goed werkende website.

Labterna slaat de gespreksgegevens (samenvattingen, transcripties, taken en instellingen) op in de Europese Unie, in Frankfurt (Duitsland). De opnames van gesprekken met de telefoonassistent staan ook in de EU, in Frankfurt, en worden na 90 dagen verwijderd. Loopt een gesprek via onze spraakleverancier ElevenLabs, dan bewaart ElevenLabs die opname 90 dagen; ElevenLabs kan gegevens ook buiten de EU verwerken. Opnames van consulten (als de dierenarts het consult opneemt voor het verslag) staan ook in de EU, in Frankfurt. Voor de dienst werken we met deze leveranciers:

Supabase

Database, inloggen en opslag. Frankfurt, EU.

Vercel

Hosting van de app; serverfuncties in Frankfurt, EU.

LiveKit

De spraakassistent: het telefoongesprek. EU.

ElevenLabs

De stem van de assistent; op sommige lijnen ook het telefoongesprek zelf, met de opname daarvan.

OpenAI

Taalmodellen en het omzetten van spraak naar tekst.

DIDWW

Telefoonnummers (085) en doorverbinden.

Twilio

Telefoonnummers (097) en doorverbinden.

Resend

E-mail: inlogcodes en meldingen.

PostHog

Gebruiksstatistieken en schermopnames van de website en de app. Frankfurt, EU.

Een aantal van hen is gevestigd in de Verenigde Staten of kan daar gegevens verwerken. Elke doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte heeft een geldige grondslag, zoals het EU-VS Data Privacy Framework of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

Gespreksopnames (audio)

90 dagen na het gesprek.

Opnames van consulten (audio)

90 dagen na het consult.

Transcripten, samenvattingen, consultverslagen, gespreksgegevens en taken

Zolang de praktijk een account bij Labterna heeft, of korter als de praktijk dat aangeeft.

Accounts van medewerkers

Tot de praktijk de medewerker verwijdert of het account van de praktijk eindigt.

Berichten via de website

Zolang nodig voor het contact, maximaal twee jaar.

Technische logbestanden

Maximaal 30 dagen.

Gebruiksstatistieken (PostHog)

Schermopnames 30 dagen, overige statistieken maximaal twee jaar.

Stopt een praktijk met Labterna, dan verwijderen we haar gegevens binnen 30 dagen.

• We verkopen geen gegevens en gebruiken ze niet voor reclame.
• We gebruiken gesprekken niet om AI-modellen te trainen.
• Geen advertentiecookies. Labterna gebruikt cookies om in te loggen, de gekozen praktijk te onthouden en (met PostHog) het gebruik van de website en de app te meten.

Verbindingen en opslag zijn versleuteld. Elke praktijk ziet alleen haar eigen gegevens; dat is in de database afgedwongen. Medewerkers loggen in met een eenmalige code per e-mail, en alleen mensen die de praktijk zelf toevoegt hebben toegang.

U mag uw gegevens inzien, laten verbeteren of verwijderen, de verwerking laten beperken, bezwaar maken, en uw gegevens laten overdragen.

Hebt u een praktijk gebeld, vraag het dan bij die praktijk; zij is verantwoordelijk. U mag ook ons mailen op fabio@labterna.com, dan zorgen we samen met de praktijk voor een antwoord. Bent u het niet eens met hoe er met uw gegevens wordt omgegaan, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Verandert er iets aan deze verklaring, dan staat de nieuwe versie hier, met een nieuwe datum.